Offentlige borgermøder

Udbud vedrørende afholdelse af offentlige borgermøder i Qeqertarsuatsiaat og Nuuk om rubin- og Safir projekt

True North Gems har ansøgt om en udnyttelsestilladelse til brydning af rubiner og safirer i et område ved Qeqertarsuatsiaat. Flere oplysninger om projektet kan findes på selskabets hjemmeside (www.truenorthgems.gl).

Grønlands Selvstyre planlægger i forbindelse hermed, afholdelse af forventet 3 offentlige høringsmøder i Qeqertarsuatsiaat og Nuuk. Borgermøderne skal afholdes i august 2013.

Det er et ønske fra Naalakkersuisut, at høringsmøderne faciliteres af en uafhængig konsulent, hvorfor dette udbud hermed offentliggøres.

Det vil være et krav, at høringsmøderne tager udgangspunkt i de miljømæssige (VVM) og samfundsrelaterede (VSB) rapporter, som er sendt i offentlig høring på www.naalakkersuisut.gl i juni måned 2013. Det må forventes at der som minimum afsættes tid til løsning af opgaven i juli, august og september måned, ligesom der vil være behov for rejseaktivitet i (forventet) august måned til Qeqertarsuatsiaat.

Opgavebeskrivelse

Konsulenten skal forestå planlægning og gennemførelse af to høringsmøder i Qeqertarsuatsiaat og et i Nuuk, samt udfærdige referater og afrapportering fra møderne. Koordinering skal foregå i tæt samarbejde med Departement for Erhverv, Råstoffer og Arbejdsmarked, Råstofstyrelsen og Miljøstyrelsen for Råstoffer.

Der ønskes tilbud på at løse nedenstående opgaver:

Planlægning:

-       Konsulenten skal præsentere en metodebeskrivelse for hvorledes opgaven planlægges at blive løst, med beskrivelse af mulig mødeform, struktur og forslag til deltagere ved borgermøderne (selskabet, deres konsulenter, Departement for Erhverv, Råstoffer og Arbejdsmarked, Råstofstyrelsen, Miljøstyrelsen for Råstoffer, myndighedernes rådgivere, politikere, kommunen m.fl.);

-       Konsulenten skal udfærdige en mødeplan med tilhørende rejseplan for deltagere fra selskabet, deres konsulenter, Departement for Erhverv og Arbejdsmarked, Råstofstyrelsen, Miljøstyrelsen for Råstoffer, myndighedernes konsulenter samt Konsulentens eget team m.fl.);

-       Konsulenten skal forestå opslag og annoncering i aviser, lokalaviser, tv, radio og lign. forud for møderne, i tæt samarbejde med Departement for Erhverv, Råstoffer og Arbejdsmarked;

-       Konsulenten skal sørge for tolkeudstyr og bestilling af simultantolk(e) (grønlandsk/dansk/engelsk) til alle møderne;

-       Konsulenten skal forestå organisering af leje af mødelokaler samt udstyr (mikrofon, projektor, bærbar pc og lign.) til møderne, herunder evt. bestilling af nødvendig offentlig transport (bus) til/fra de lejede lokaler;

-       Konsulenten skal koordinere bookning af overnatning og flybilletter til konsulentens team samt repræsentanter fra myndighederne og myndighedernes rådgivere;

-       Konsulenten skal deltage i planlægningsmøder med primært Departement for Erhverv, Råstoffer og Arbejdsmarked.

 

Afholdelse af borgermøderne

 -       Konsulenten skal tilrettelægge og gennemføre møderne, invitere deltagere og foretage programplanlægning af høringsmøderne, herunder koordinering med relevante lokale myndigheder;

-       Konsulenten skal bidrage med en facilitator/mødeleder ved alle høringsmøderne;

-       Konsulenten skal sikre at der under høringsmøderne er en referent der tager fyldigt referat herunder detaljeret referat af eventuelle spørgsmål og svar;

-       Skriftligt referat skal fremsendes til Departement for Erhverv, Råstoffer og Arbejdsmarked 3-4 dage efter mødernes afholdelse;

-       Selv om diskussionen er foregået på både grønlandsk, dansk og engelsk skal referatet afleveres til Departementet på grønlandsk og dansk;

-       Der vil derfor skulle afsættes ressourcer til dette arbejde løbende igennem processen;

-       Konsulenten skal sikre at præsentationer fra oplægsholdere på borgermøderne er på minimum grønlandsk og dansk.


Høringsmødernes endelige form og indhold vil skulle udformes med baggrund i resultater fra den løbende dialog mellem myndighederne og interessenterne omkring bedre borgerinddragelse.

Der vil eventuelt være andre mindre opgaver forbundet med mødelederrollen. Høringsmøderne skal planlægges i tæt samarbejde med Departement for Erhverv, Råstoffer og Arbejdsmarked, hvor nærmere opgavefordeling vil blive aftalt og koordineret.

Møderne skal kunne foregå på grønlandsk, dansk og engelsk.


Tildelingskriterier

Til brug for evaluering af de indkomne bud vil Departement for Erhverv, Råstoffer og Arbejdsmarked tildele opgaven ud fra nedenstående kriterier:

-       Metodebeskrivelse for løsning af opgaven;

-       Oplysninger om tidligere erfaringer med lignende opgaver (f.eks. referencer eller CV);

-       Samlet pris for forberedelse, afholdelse af møder og referat, samt efterfølgende afrapportering, som beskrevet i opgavebeskrivelsen. Alle udgifter til leje af lokale, tolkeudstyr, simultantolke, ophold og flybilletter for deltagere m.v. skal ikke være indeholdt i tilbuddet, idet disse udgifter dækkes af selskabet eller myndighederne (der kan dog forekomme udlæg);

-       Beskrivelse af organisation og hvor mange personer konsulenten vil kunne afse til gennemførsel af høringsmøderne.

 

 Afgivelse af bud

Tilbud sendes elektronisk til isiin@nanoq.gl (Departementet for Erhverv, Råstoffer og Arbejdsmarked). Tilbud skal være departementet i hænde senest den 22. juli 2013 kl. 12:00.

 Departementet for Erhverv, Råstoffer og Arbejdsmarked vil efterfølgende foretage en vurdering og udvælgelse af de indkomne tilbud. Udvælgelse af det vindende tilbud forventes at finde sted inden den 1. august 2013. Departementet forbeholder sig ret til at forkaste samtlige tilbud, hvis de ikke skønnes prismæssigt eller kvalitetsmæssigt acceptable.

 Afklarende spørgsmål vedr. ovenstående udbud bedes rettet til Afdelingschef Tina Jensen (tjen@nanoq.gl), Socioøkonom Bente V. Hansen (bvha@nanoq.gl) eller Socioøkonom Ole Fjordgaard Kjær (ofkj@nanoq.gl) i Departement for Erhverv, Råstoffer og Arbejdsmarked.

  

Inussiarnersumik inuulluaqqusillunga

Med venlig hilsen

  

Departement for Erhverv, Råstoffer og Arbejdsmarked